GDPR gäller både elektroniska och pappersbaserade personuppgifter och innebär att alla organisationer ska uppfylla GDPR-kraven om de hanterar personuppgifter som är av EU-ursprung.
Även om de digitala hoten är prioriterade på företag, så skulle det vara ett misstag att anta att pappersbaserade säkerhetsrisker inte längre fanns.
Faktum är att enligt en PwC rapport från 2014 i samband med dokumenthanteringsföretaget, Iron Mountain2 - gjordes en undersökning bland medelstora företag i Europa hur de uppfattar och hanterar sin informationsrisk -så fann man att två tredjedelar av respondenterna ansåg att riskhantering i samband med dokumentförvaring var en prioriterad fråga.
Säkerställ de 3 första punkterna i vår GDPR-plan. 1. Utnämn ett dataskyddsombud 2. Bedöm dina system 3. Utveckla en strategi. Nu är du redo för steg 4 och 5; Få till en ny medarbetarpolitik och få igång de anställdas engagemang.
Dina anställda kan med största sannolikhet skriva ut vilket dokument som helst, som de finner i ditt IT-system eller skapar själva. Att begränsa utskrifterna är ofta opraktiskt och kommer att skada produktiviteten. Utbilda i stället medarbetarna och tala om vilken typ av uppgifter som utgör en risk, hur det ska arkiveras och när det ska förstöras.Sätt upp informationsblad vid skrivaren som personalen kan läsa medan de väntar på sin utskrift.
För att maximera de anställdas engagemang, se till att din policy inte stör de befintliga arbetsflödena. Gör makuleringen lika lätt som att trycka på en knapp. Placera dokumentförstöraren på lämpliga platser och se till att det finns tillräckligt med utrymme i avfallsbehållaren samt att maskinen kan köras under en längre tid för att bibehålla effektiviteten.
Perfekta ställen att placera en dokumentförstörare är bredvid en skrivare och kopiator eller på det personliga kontoret. HR, juridiska och finansiella avdelningar kan kräva en dedikerad dokumentförstörare med en högre säkerhetsklass.
Post-it, skrivbordsunderlägg och anteckningsböcker kan ofta innehålla känsliga eller konfidentiella uppgifter och i vissa fall lösenord. Genom att kommunicera en tydlig skrivbordspolicy gällande personliga anteckningar och notiser kan man avsevärt minimera riskerna att information sprids om de inte förstörs på rätt sätt.
Om dokumentförstöring inte är en del av företagskulturen så kan man uppmuntra medarbetarna att strimla privata dokument på jobbet, detta kan leda till ett positivt förändrat beteende.
Stulna och förlorade bärbara datorer rapporteras regelbundet, men fundera på hur många potentiellt sekretessbelagda dokument som finns i datorväskan? Uppmuntra personalen att regelbundet ta hand om innehållet i sina väskor. Alla bra säljare håller förmodligen redan snyggt i väskan för ett bra intryck mot kund, men frågan är om om detta är sanningen för hela personalstyrkan?
Tillgången till effektiva dokumentförstörare är avgörande för att medarbetarna ska följa policyn för dokumentförstöring.
De anställda utför i allmänhet uppgifter som är prioriterade av sina chefer. Med detta i åtanke kan en tydlig och fast policy lösa många ineffektiva processer.
Även om medarbetarna har tillgång till en dokumentförstörare, är det långt ifrån alla som strimlar sina dokument om det visar sig att maskinen tar för mycket tid och produktivitet från medarbetaren.
Inte speciellt förvånansvärt att ingen organisation vill investera i en dokumentförstörare som deras anställda sannolikt kommer att ignorera på grund av dålig produktivitet eller andra hinder, så dessa frågor bör lösas för att säkerställa maximal användning.
